Salam Safety!
Mengendalikan dokumen adalah salah satu tugas dari kita. Untuk itu mengendalikan dokumen yang benar harus ada SOP atau prosedurnya. Nah seperti apa prosedurnya? Yuk simak di bawah ini
1. TUJUAN
1.1 Untuk memastikan semua dokumen yang digunakan di PT. ………. dikendalikan dengan benar
2. RUANG LINGKUP
2.1 Semua dokumen yang digunakan di PT. ……
3. DEFINISI
3.1 Dokumen adalah referensi yang digunakan dalam melakukan suatu proses atau kegiatan/aktifitas
4. REFERENSI
4.1 SMK3 PP No. 50/2012 Elemen C
5. FLOW CHART
6. PROSEDUR
PIC /Deskripsi SOP dan Dokumen / Catatan
1. Pembuatan dan Pengesahan
Pembuat 6.1
Menyusun draft dokumen dan memberi identitas dokumen, bila sesuai, dengan hal-hal di bawah:
– Judul
– No. Dokumen
– No. Revisi terakhir – Tanggal Efektif
– Penanggung jawab
Untuk penomoran dokumen mengikuti sesuai dengan Instruksi Kerja Penomoran Dokumen Instruksi Kerja Penomoran Dokumen
Pemeriksa 6.2
Bubuhkan tanda tangan apabila telah dilakukan pemeriksaan atas kebenaran dokumen atau memastikan kebenaran revisi terakhir.
Penyetuju 6.3
Bubuhkan tanda tangan apabila telah dilakukan pemeriksaan atas kebenaran dokumen atau memastikan kebenaran revisi terakhir.
Staf PIC 6.4
Apabila dokumen disetujui oleh penyetuju maka lakukan regristrasi dokumen yang telah disahkan ke dalam master list dokumen.
Daftar Induk Dokumen
2. Distribusi dan Perubahan
Penerima 6.5
Untuk kepentingan distribusi di dalam PT. ………. dokumen digandakan sesuai jumlah bagian yang terkait. Setiap lembar salinan dokumen yang didistribusikan harus diberi identifikasi stempel TERKENDALI
Daftar Distribusi
Staf PIC 6.6
Untuk kepentingan di luar PT…….. salinan dokumen yang didistribusikan, harus distempel TAK TERKENDALI
PIC terkait 6.7
Implementasikan dokumen yang telah didistribusikan dan Apabila terdapat ketidaksesuaian pada saat pelaksanaan, lakukan perubahan dokumen sesuai Intruksi Kerja Perubahan Dokumen dan Form.
Permintaan Perubahan Dokumen
Staf PIC 6.8
Apabila ada dokumen kadaluarsa, maka dokumen tersebut harus ditarik dari tempat pengoperasian.
Staf PIC 6.9
Untuk kepentingan informasi / kebutuhan legal, dokumen yang kadaluarsa harus distempel KADALUWARSA dan disimpan sesuai aturan sebagai berikut :
– Pedoman, Prosedur dan Instruksi Kerja disimpan selama minimal 3 tahun.
– Dokumen eksternal dari pelanggan, contoh: Dokumen kontrak, Spesifikasi produk, disimpan minimal selama 1
tahun setelah produk tidak aktif atau sesuai dengan permintaan pelanggan.
– Dokumen eksternal berupa peraturan pemerintah atau standar lainnya disimpan selama 1 tahun setelah tidak berlaku atau sesuai dengan permintaan pelanggan.
– Dokumen di luar yang diatur di atas disimpan minimal selama 6 bulan.
Staf PIC 6.10
Apabila dokumen kadaluarsa telah lewat dari aturan penyimpanan atau tidak diperlukan untuk kepentingan informasi / kebutuhan legal, maka musnahkan dan catat ke dalam form Pemusnahan Untuk dokumen yang mempunyai masa berlaku (contoh: Jadwal), pemusnahan dilakukan oleh penerima.
Formulir Pemusnahan Dokumen dan Catatan
7. KETERANGAN
7.1 Review dokumen sistim manajemen dilakukan oleh PIC terkait berdasarkan antara lain naum tidak terbatas pada: Hasil audit sistim manajemen baik audit internal maupun eksternal yang relevan.
7.2 Aturan penanda tanganan dokumen adalah sbb:
7.3 Instruksi Kerja dan Standar Proses yang ada dilapangan harus diletakkan / ditempatkan sedekat mungkin dengan area kerja pemakai dan dipastikan tidak mengganggu kerja pemakai saat dia membutuhkan.
7.4 Dokumen eksternal yang merupakan standar nasional/ internasional dan dipakai sebagai referensi PT. INDONESIA harus dikendalikan oleh masing-masing departemen dengan memasukkan dalam daftar induk dokumen eksternal dan di-update sesuai terbitan terbaru dan minimal dilakukan pengecekan tentang terbitan terbaru setiap awal tahun oleh masing-masing PIC
8. RIWAYAT PERUBAHAN
Revisi Tanggal Bagian Keterangan
00 All Baru
Posting Komentar